Tänään perjantaina 26.3.2010 uutisia selaillessa sattui silmiini Kauppalehden artikkeli otsikolla “Nyt se on todistettu: Tiedonkulku tökkii yrityksissä“. Kyseessä on juttu tutkimuksesta, jossa selvitettiin tiedonkulkua ja siihen liittyviä ongelmia yrityksissä. Artikkelissa mainitaan, että tutkimuksen mukaa peräti 60% työntekijöistä kokee tiedonkulun hitaaksi yrityksessään. Tämä on huikea luku ja kun vielä samassa tutkimuksessa todettiin, että voidaan olettaan vain 10% – 20% yrityksistä nähneen edes auttavasti vaivaa tämän asian korjaamiseksi.

Yrityksillä on monia kanavia tiedon jakeluun yrityksen sisällä, mutta tuntuu ettei monasti ole tarkkaa suunnitelmaa sittä miten tiedon tulisi kulkea ja millä välineillä milloinkin. On yleistä, että firman sisäinen tiedote laitetaan sähköpostilla kaikille, mutta tuo sähköposti helposti hukkuu esimerkiksi myyjien inboxin sähköposti tulvaan. Myös tiedon uudelleen löydettävyys kärsii jos se on saatavilla vain sinä yhtenä sähköpostina. Monissa yrityksissä on käytössä myös Intranet, mutta tämäkään ei ole aina oikotie onneen. Monessa yrityksessä Intra nettiä ei päivitetä riittävän aktiivisesti ja usein sinne jää vanhaa tietoa jota ei poisteta kun uusittu versio asiasta julkaistaan. Tämä aiheuttaa ongelmia erityisesti silloin kun esimerkiksi sähköpostista on linkitetty Intranetin artikkeliin. Tällöin työntekijä on sidottu kahdesta suunnasta vanhaan tietoon. Joissain firmoissa taas Intranetissä on kaikki, kirjaimellisesti. Se on suuri sivusto josta löytyy kaikki mahdollinen, kunnianhimoisen valikko hierarkian takaa. Siis löytyy jos jaksaa ja osaa etsiä. Usein tällaiset hirviöt sisältävät kaiken vanhan tiedon yhtä “helposti” saatavana kuin uuden ajankohtaisenkin.

Tilanteesta ja yrityksen kulttuurista riippuen vanhan tiedon tulee toki olla satavilla, mahdollisia tarkistuksia varten, mutta sen tulisi olla selvästi merkitty arkistoiduksi sekä uuden ajankohtaisen informaation olla helposti saatavilla.

Tutkimuksen ehkä huolestuttavin havainto mielestäni oli se, että yritysten johtajista reilusti alle kolmannes koki että heidän yrityksensä  tiedonseurantavälineet ovat kunnossa. “Esimerkiksi työssä tarvittavat raportit löytävät johtajan pöydälle nopeasti ja ajallaan vain 23 prosentilla vastanneista.” Tämä on erityisen huolestuttavaa kun otetaan huomioon kuinka kriittisestä tiedosta on kyse. Yritysten päätökset siis tehdään usein vajaavaisilla tiedoilla tai tiedot saadaan käytettäviksi hyvin myöhäisessä vaiheessa päätöksen tekoa. Tämä lisää siis johdon tekemän työn määrää ja samalla tekee päätöksen teosta stressaavampaa. Kuitenkin yrityksissä on usein käytössä monipuolinen ja tehokas raportointi järjestelmä. Kaikesta edellä mainitusta voi mielestäni päätellä, että yrityksen raportointi järjestelmä ei ole ajantasalla tai se ei tarjoa tarvittavia tietoja. MAhdollista tietenkin on myös, että työkalujen käyttöä ei osata tarpeeksi hyvin,jotta sieltä saisi helposti ja nopeasti tarvitut tiedot. On myös mahdollista, että kyse on molemmista edellä mainituista ongelmista.

Usein tämän kaltaiset ongelmat syntyvät jo siinä vaiheessa kun yritykseen ollaan tilaamassa raportointi järjestelmään. Ratkoisun toimittajan kanssa ei välttämättä ole saatu riittävän selväksi mitä halutaan ja mitä toimittaja pystyyy toimittamaan. Siksi on erittäin tärkeää tehdä huolella kartoitus ja suunnittelu vaiheessa kaikki, ettei myöhemmin tule ongelmia. Ammattitaitoinen järjestelmä-toimittaja myös pystyy ehdottamaan asiakkaalle ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia joita asiakas mitä todennäköisimmin tarvitsee. Tässä vaiheessa voidaan vaikuttaa vielä kaikkeen, myöhemmin projektin edetessä muutokset ovat vaikeampia ja kalliimpia tehdä. Hyvin suunniteltu projekti on helppo viedä loppuun asti sovitussa ajassa ja sovitun budjetin rajoissa. Tietysti projektissa tulee ennalta arvaamattomia asioita eteen, mutta kun suunnitteluvaiheessa on otettu kahdollisimman monta asiaa huomioon, voidaan muutokset tehdä ajoissa ja nopeasti.

Mutta mitä tehdä tilanteessa jossa yrityksellä on jo raportointi työkalut ja järjestelmät, jotka ovat “parasta mitä rahalla saa tällä puolella linnunrataa”? Jotain on mennyt pieleen matkalla ja asiakas on saanut avaimet käteen sellaiseen järjestelmään joka keittää ehkä kahvit ja kertoo montako työntekijää palkkalistoilla on, muttei osaa kummemmin eritellä mistä sitä rahaa tulee ja ketkä niitä suurimpia asiakkaita ovat. Jos yhteistyö järjestelmän toimittaneen tahon kanssa ei enää tunnu kovin luontevalta, saati järkevältä, kannattaa selvittää joku muu kyseisen järjestelmän asiantuntija ja selvittää heidän kanssa mitä voidaan tehdä. Tässä vaiheessa kyseessä on isompi urakka, vähän kuin tiilitalon purkaminen tiili tiileltä ja uudelleen rakentaminen hieman erilaisena. Tällaisessakin tapauskessa kartoitus ja suunnittelu vaihe on tärkeä, ellei jopa tärkeämpi kuin kokonaan uuden järjestelmän hankinnassa. Kokenut ja asiantunteva järjestelmä asiantuntija pystyy selvittämään  muutos tarpeet ja usein viemään loppuun muutos projektin edullisemmin kuin kokonaan uuden järjestelmän implementoinnin.

Miltä tuntuu, onko omassa organisaatiossasi kaikki kunnossa? Vai löytyykö parannettavaa?